Comment conservation ses archives en toute sécurité ?

Les documents en format papier ou informatique doivent être préservés afin de servir de preuve. Il est donc important de pouvoir les ranger et classer de manière méthodique. En effet, un classement correctement réalisé permet un gain de temps considérable et permet même d’économiser de l’argent car dans certains cas, le coût d’un document non retrouvé peut-être important.

Par la rédaction

Les règles d’archivage

Le classement permet de disposer les documents de manière logique dans un matériel et mobilier adéquats. Le but du classement est de permettre à chaque consultant de pouvoir identifier rapidement le document souhaité, de reclasser un document consulté et de détruire un document ancien.

Pour ce faire, 3 méthodes de classement existent à savoir le classement alphabétique, le classement numérique et le classement thématique.

• Le classement peut se faire en respectant un ordre alphabétique. Dans ce cas de figure, il sera alors obligatoire d’établir un mot clé pour chacun des dossiers classés. Il s’agit là du mot sur lequel va reposer le classement. À cette occasion, l’AFNOR a édité une norme pour déterminer le mot directeur selon 4 grandes propositions.

• Le principe du classement numérique est simple. En effet, on range les dossiers les uns à la suite des autres suivant leurs créations et l’on affecte à chaque dossier le numéro d’ordre.

• Enfin, le classement thématique permet de regrouper des dossiers par rubriques. Celles-ci peuvent être une zone géographique, un classement chronologique, etc.

Enfin, notez que le cadre légal prévoit pour les entreprises de conserver certains documents sur une durée spécifique. Ainsi, chaque document archivé possède une durée de conservation minimale. Une fois la date limite dépassée, ces derniers peuvent être détruits. Pour plus d’information, veuillez vous référer au Code du patrimoine, article L 212-4.

La méthode d’archivage interne

Une fois la méthodologie d’archivage trouvée, il viendra la question de la localisation de l’archivage. La solution d’archivage interne est une solution économique et de proximité. Cependant, si vous souhaitez opérer de cette manière, il sera alors important de respecter des mesures strictes afin d’éviter toute complication par la suite. Tout d’abord, le choix du local devra respecter quelques règles, notamment le fait de ne pas être inondable, insalubre, et dangereux (proche d’une chaudière par exemple). De plus, le rayonnage doit être métallique avec un traitement anticorrosion.
Notez que cette liste n’est pas exhaustive et bien d’autres critères seront à prendre en considération avant d’entamer votre processus d’archivage en interne.

La méthode d’archivage externe

Toute entreprise générant énormément de documents papier devra consacrer une surface adéquate pour l’archivage. Cependant, toutes ne disposent pas de cet espace. C’est pourquoi il est possible d’externaliser votre archivage, dans un lieu où l’espace est moins coûteux.
Certaines sociétés spécialisées dans le transport d’archives proposent d’assurer non seulement le transport de vos archives, en les transférant de vos locaux vers un site sécurisé, mais également de les conserver pendant la durée légale avant de procéder à leur destruction. En sous-traitant l’opération, vous transférez la responsabilité du risque à la société opérant à l’archivage.
Enfin, l’archivage numérique se développe de plus en plus afin de répondre aux contraintes imposées par l’archivage physique. Cela demandera en revanche tout un effort de numérisation en amont avant de pouvoir procéder à l’indexation ainsi qu’au stockage numérique de l’ensemble des documents. Les sociétés assurent l’authentification des documents numérisés afin de conserver leur originalité lors d’une éventuelle consultation. De plus, les espaces d’hébergement existants sont fiables et sécurisés de sorte à ne pas pouvoir être piratés. Cette solution vous fera économiser en coûts de stockage, car aucun local physique ne sera utilisé. Vous ne paierez que l’espace de stockage nécessaire à l’ensemble de vos archives.