Organisation d’un séminaire

Les événements collaboratifs sont de plus en plus utilisés par les entreprises pour mieux impliquer les collaborateurs dans des processus de changement. Les formes sont variées : séminaires, ateliers, sessions de formation participatives. Des raisons liées à la sociologie du travail sont aussi à l’origine de cette montée en puissance des événements collectifs : les générations Y et Z par exemple, veulent avoir le sentiment qu’elles participent aux conceptions de l’entreprise. L’organisation de séminaires est donc devenue un élément incontournable.

Par la rédaction

Bien définir les objectifs et le format du séminaire

La première tâche pour concevoir l’événement est la définition des objectifs à atteindre. On n’emmène pas ses collaborateurs simplement pour le plaisir. Il faut ensuite réfléchir au cadre de réception en fonction de l’objectif : celui-ci peut être simplement la salle de réunion de l’entreprise jusqu’à des cadres prestigieux comme une localisation dans le sud de la France, par exemple un séminaire Montpellier dans le fabuleux cadre du Domaine des Moures. Une ressource essentielle devra faire l’objet d’une attention particulière : l’équipe d’animateurs, dont les membres peuvent avoir des rôles polyvalents ou spécialisés (présentateur, responsable des restitutions, animateur d’ateliers).

La temporalité doit être étudiée avec soin : selon la disponibilité des employés et la connotation de l’événement. Les choix peuvent donc être très variables : une soirée, un jour ou plusieurs, un weekend. C’est le format temporel qui va déterminer en grande partie le budget du séminaire. Il est nécessaire d’établir une liste précise des postes de dépenses :

• Restauration,

• Transports,

• Location de salles,

• Éventuels salaires d’intervenants extérieurs,

• Logement,

• Coûts techniques

Et il faut évidemment penser à l’imprévu, la budgétisation d’un petit dépassement laissera les organisateurs sereins.

Toutes les tâches d’organisation seront gérées sur un rétroplanning pour être sûr de ne rien laisser au hasard, puis le séminaire lui-même sera soigneusement planifié. Suivant l’ampleur de l’événement, il pourra être utile de délivrer une communication préparatoire consistante.

L’après-séminaire

Si des actions à moyen ou long terme sont envisagées dans les objectifs, il est capital de bien penser la dynamique de travail ultérieure et de ne pas se laisser estomper les rendus du séminaire. Un certain nombre de plateformes logicielles sont disponibles pour piloter l’événement et initier les processus de réalisation futurs. Les solutions logicielles sont à choisir en fonction du nombre de participants au séminaire et du type des interactions choisies (ascendance, transversalité, émergence collective).